L’essentiel sur les déclarations
Les entreprises affiliées sont tenues de déclarer les revenus d’activité de leurs salariés. Des cas particuliers existent cependant, notamment pour les CDD d’une durée supérieure à un an.
Principe
Tous les revenus d’activités (salaires, primes, indemnités, avantages en nature…) doivent faire l’objet d’une déclaration. Des cas particuliers existent, liés au statut du personnel.
Comment utiliser la déclaration nominative annuelle (DNA) ?
Début avril, la Déclaration Nominative Annuelle (DNA) est disponible sur le site internet de la Caisse.
Avant le 30 avril l’entreprise doit la saisir en ligne, ou nous retourner le document papier dûment complété et signé qui lui a été transmis si elle n’a jamais utilisé le site pour cette déclaration.
Nous vous invitons fortement à saisir la DNA en ligne car, une fois saisie sur le site et contrôlée par nos services, et si les dates de départ en congés des salariés ont été enregistrées à compter du 1er mai (date d’ouverture de la nouvelle campagne), les paiements congés pourront être effectués automatiquement sans autres démarches de votre part.
Cette procédure simplifiée vous dispense du retour de la DNA sous format papier.
En septembre, les certificats seront à retourner à la Caisse (en l’état et sans aucun modification et/ou annotation), en envoi groupé, avec obligatoirement le cachet et les signatures du salarié et de l’entreprise. Il faut également cocher la case spécifiant la saisie des dates de congés sur le site.
Que faire lors du départ d´un salarié ?
L’entreprise déclare le départ de son salarié à la caisse directement dans sa DSN du mois concerné (bloc S21.G00.62 "fin de contrat"). La caisse génère ensuite automatiquement le certificat de congés (sous réserve de l'absence d'anomalies).
L’employeur transmet rapidement le certificat de congés transmis par la Caisse et vérifié par ses soins, au salarié qui quitte l’entreprise.
Le salarié doit transmettre à la caisse la partie du certificat à lui retourner à partir du mois de mai qui suit la date de sa fin de contrat (début de la période de paiement des congés par la caisse). Il conserve l’autre partie du certificat.
Que faire à l’embauche d’un nouveau salarié ?
La caisse est informée de vos embauches via vos DSN. Vous n'avez aucune déclaration à faire.
A partir du formulaire de contact, vous pouvez nous transmettre le Relevé d'Identité Bancaire ainsi que l'attestation vitale de vos nouveaux salariés. Un dossier complet facilitera le paiement des congés.
A titre exceptionnel, si le salarié doit prendre des congés ou être mis en chômage intempéries dans les deux mois suivant son arrivée, vous pouvez déclarer son embauche depuis votre espace sécurisé.
En cas d’embauche d’un apprenti, l’entreprise doit faire parvenir une copie de son contrat d’apprentissage à la caisse.
Quels sont les taux de cotisation en vigueur ?
| Cotisation | Assiette | Taux |
|---|---|---|
| Congés payés | Salaire brut | 19,80 % |
| Intempéries gros-œuvre | Salaires plafonnés pris en compte pour le calcul des cotisations de sécurité sociale | 0,68 % |
| Intempéries second-œuvre | 0,13 % | |
| OPPBTP | Salaires bruts majorés d’un coefficient de 13,14 % | 0,11 % |
| OPPBTP travailleurs temporaires | Heures facturées sur le trimestre x 13,36 € | 0,11 % |
Cas particuliers
Les salariés en CDD, y compris contrats d’apprentissage ou de professionnalisation
L’employeur peut, après accord de la caisse, assurer lui-même le paiement des congés de ses salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD classique, contrat d’apprentissage ou contrat professionnel notamment) sous réserve du respect des conditions de fond suivantes :
- le contrat doit obligatoirement être conclu pour une durée minimum d’une année ;
- le contrat doit avoir acquis une date certaine par enregistrement.
On dit alors qu’il peut opposer le contrat à la caisse.
Pour que sa demande d’opposition soit recevable, l’employeur doit, lors de la conclusion du contrat, adresser à la caisse, par courrier recommandé :
- une copie du contrat de travail ;
- une demande écrite indiquant son intention d’opposer le contrat sur le fondement des articles D.3141-23 et suivants du code du travail.
Ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.
Rappel : quelle que soit l’option retenue (prise en charge directe du paiement des congés ou non), l’employeur doit adresser les contrats de ses apprentis à la caisse.
Si le contrat est rompu avant un an
Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé, même si les autres conditions sont réunies.
En cas de résiliation d’un CDD d’un an et plus avant le terme du douzième mois, l’employeur doit, s’il a choisi d’assurer lui-même le paiement des congés, avertir la caisse de la résiliation dans les huit jours et verser immédiatement et rétroactivement les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril).
Que faire lorsqu’un employeur a oublié d’opposer un contrat à la caisse CIBTP et a lui-même payé les congés ?
Pour assurer légalement lui-même le paiement des congés de son apprenti ou de son salarié en CDD de plus d’un an, l’employeur a l’obligation d’effectuer des démarches au moment de la conclusion du contrat de travail. Si ces démarches ne sont pas accomplies, l’employeur est en situation irrégulière vis-à-vis de la caisse.
Même si l’employeur a directement payé les congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, les salaires de ce dernier doivent être réintégrés dans l’assiette de ses cotisations congés pour chaque période de paie.
Textes de référence
Code du travail : article D. 3141-23.
Règlement intérieur de la caisse CIBTP : article 3.
Quelles sont les démarches pour opposer un CDD de plus d'un an à la caisse ?
Pour que sa demande d’opposition d’un CDD de plus d’un an (contrat d’apprentissage ou contrat de professionnalisation) soit recevable, l’employeur doit adresser à la caisse :
- lors de la conclusion du contrat, une copie du contrat accompagné d’une notification écrite de son intention de l’opposer en vertu de l'article D.3141-23 du code du travail,
- dans les huit jours suivant son enregistrement par un organisme compétent, la copie du contrat.
Application en DSN
Pour ces salariés, le code Caisse professionnelle de congés payés doit être renseigné dans la rubrique S21.G00.40.022 et la base assujettie congés payés doit être à zéro.
Ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.
Que faire lorsqu’un CDD opposé à la caisse CIBTP est rompu avant la fin du douzième mois ?
Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé à la caisse, même si les autres conditions sont réunies.
En cas de résiliation d’un CDD d’un an et plus avant le terme du douzième mois, l’employeur doit, s’il avait choisi d’assurer lui-même le paiement des congés, avertir la caisse dans les huit jours de la résiliation du contrat et régulariser dans son logiciel de paie les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril) afin de transmettre les montants dans le prochain fichier des DSN.
Texte de référence
- Code du travail : article D.3141-23.
Autres cas particuliers
D’autres exceptions ou règles spécifiques s’appliquent aux salariés ayant certains statuts ou placés dans une situation particulière.
Faut-il déclarer les rémunérations des mandataires sociaux ?
Les rémunérations attribuées au titre d'un mandat social n'ont pas le caractère de salaire.
Les dirigeants de sociétés (PDG, membre du directoire, gérant) exercent leur fonction en qualité de mandataires sociaux et non en vertu d'un contrat de travail : cela ne leur ouvre pas droit à l’indemnisation des congés payés par la caisse.
Les mandataires sociaux n'ont donc pas à déclarer leurs rémunérations à la caisse.
Cumul d’un mandat social et d’un contrat de travail
Les salaires que peut percevoir le dirigeant au titre d’un contrat de travail, cumulé avec son mandat social, doivent être déclarés. Contactez le service affiliation de la caisse pour plus d’informations.
Faut-il déclarer les jeunes en formation professionnelle ?
La déclaration à la caisse dépend du cadre juridique de cette formation :
- en présence d’un contrat de travail, les salaires doivent être déclarés ;
- dans le cas contraire (stage), pas de déclaration.
Faut-il déclarer les salariés associés de l’entreprise ?
Les qualités d’associé et de salarié ne sont pas incompatibles dès lors qu’il existe un contrat de travail supposant un lien de subordination effectif avec le dirigeant, des fonctions et une rémunération distinctes. Dans ce cas, le salarié associé doit être déclaré à la caisse.
Faut-il déclarer les rémunérations des salariés ayant statut de VRP ?
Les salariés ayant statut de VRP sont hors du champ du régime de congés payés. Leurs rémunérations n’entrent donc pas dans la masse salariale sur laquelle sont calculées les cotisations. : à ce titre, ils ne doivent pas être déclarés à la caisse.
Faut-il déclarer le personnel détaché à l’étranger ?
Lorsqu’une entreprise adhérente détache ses salariés en dehors du territoire français, elle n’est pas pour autant dispensée envers la caisse de son obligation d’affiliation, de déclarer les salaires et de verser ses cotisations (sauf chômage intempéries).
Pour tout détachement dans un pays étranger ayant fait l’objet d’une convention avec le réseau des Caisses de congés payés, (Italie, Autriche, Allemagne), contactez la caisse.